ビジネスマナーの基礎知識

報告と命令は表裏一体の関係にある

命令を受けてする仕事は、終わったらすぐ報告するのが原則です。長期間にわたる仕事は一区切りついたとき、またトラブルで計画通り進まなくなったとき、仕事に影響を及ぼすような情報を得たときにも、必ず報告することが大切です。

結論を先に報告する

報告するには一定の文脈があり、まず結論を先に報告します。まず、こういう結果となりました。次に、それはこういう理由で、こういう経過があり、私はこう思っております。というように、報告する内容を整理し、結論を先にして、どういう経過をたどったか、自分の意見などはあとで話すようにします。

実情を正確に

仕事の報告は事実に始まって、事実に終わります。正確さを欠いた報告は、上司の判断を誤らせ、調整もうまくできなくなります。たとえ、失敗したときや、結果がよくないときでも、事実にもとづいた正しい状況を報告しなければなりません。

自分の推察を入れるときは、はっきり断って

事実の中に自分の意見を入れて、その内容が事実なのか、報告者の考えなのかわからないようではいけません。報告は客観性が大切ですが、事実がはっきりしない場合は、「自分の推察ですが」とはっきりさせておかなければなりません。

迅速にする

報告は迅速に行いましょう。報告が遅れると、状況が変わってしまいます。だからといって、上司の手が空いていないときに、割り込んで話すのはマナー違反です。「都合のよいときに○○の件で、報告したいのですが」と、一言断っておきましょう。