ビジネスマナーの基礎知識

名乗る

ベルが鳴って受話器を取ったら、「はい、○○社でございます」と、社名、係名、あるいは個人名を名乗ります。交換台を通った場合は、係名を名乗ります。

相手を確かめる

こちらが名乗ったら、多分、相手も名乗るでしょうが、いわないときは、こちらから「失礼ですが、どちら様でしょうか」と尋ねます。

挨拶する

電話の相手がお得意様の場合には「毎度ありがとうございます」と挨拶し、取引先の同業者の場合には「いつもお世話になっております」と挨拶します。

用件を伺い、要点を復唱する

用件は必ずメモを取りながら聞くようにしましょう。用件をすべて聞き終わったら、日時、場所などの要点のポイントを復唱し、内容を確認します。電話は便利ですが、聞き間違いが起きやすいので注意が必要です。

挨拶をして受話器を置く

用件が終わり、相手が「では、お願いします」のように挨拶をしてきたら、こちらも「どうもありがとうございました」「よろしくお願いします」などのように挨拶します。そして相手がお得意先、目上の人の場合は、相手が先に切るのを待って、後から受話器を置きます。